Marit (23) skulle på utveksling – UiO glemte å sende nominasjonen

15. september leverer hun listen over steder hun kunne tenke seg å dra, hvor Aarhus Universitet står oppført som hovedønske.

– Romkameraten min skrøt veldig av stedet. Det var en stor del av grunnen til at jeg valgte å søke der i september, sier Venn.

Hun får omsider beskjed av utvekslingskoordinator på Det samfunnsvitenskapelige fakultet, om at plassen på universitetet i Aarhus er tatt. Venn er nødt til å velge et annet reisemål, dersom hun fremdeles ønsker å dra på utveksling. Men å dra et annet sted enn Aarhus hadde aldri vært noe reelt alternativ, forteller Venn.

Men lykken snur like fort for Venn, som det tok for nederlaget å synke inn. En venninne av henne, som opprinnelig fikk plassen på universitetet i Aarhus, har nemlig bestemt seg for at hun ikke ønsker å dra likevel. Venn får klarsignal om at hun kan ta plass hennes.

– Jeg var så lettet.

Les også: –⁠ Skrekk­sce­na­rioet er å bare leve på studie­støtten

Alt klart til avreise

29. oktober går Venn og gleder seg til neste semester. Alt ordnet seg til slutt, og hun får studere i drømmebyen som planlagt.

Det som imidlertid plager henne, er at hun skulle få en egen utvekslingskontakt på Psykologisk institutt, men dette tilbudet hørte hun aldri noe mer om.

Hun må uansett forberede seg på at hun skal reise ved begynnelsen av neste semester, og har begynt å tenke på det praktiske knyttet til oppholdet i Aarhus. Hun søker om stipend, og får forespørselen innvilget.

– Jeg måtte si opp boligen min i september, fordi det er en oppsigelsestid på tre måneder, forteller Venn.

Videre sier hun opp jobben som leder av en ungdomsredaksjon i tidsskriftet Norsk Skogbruk. Hun hadde tilsynelatende forberedt alt til å reise i januar.

– I tillegg tok jeg ekstra studiepoeng, for å være sikker på at jeg fikk alt godkjent før jeg dro på utveksling.

Det har skjedd en feil

Samme dato får hun sjokkbeskjeden på e-post: «Vi har dessverre funnet ut at fristen for nominasjon til Aarhus er gått ut og at det ikke er mulig for meg å sende en nominasjon dit nå». Når man skal utveksle gjennom UiO sine ordninger, må universitetet selv sende en nominasjon på de aktuelle studentene, til lærestedet.

Dette kunne ikke være riktig, husker Venn at hun tenkte.

– Jeg trodde umiddelbart at det var min feil, forteller psykologstudenten.

Psykologstudiet er underlagt Det samfunnsvitenskapelige fakultet (SV) på UiO. Det er dette fakultetet som har hatt ansvar for utvekslingen.

Hun ringer utvekslingskoordinatoren for å høre hva som har skjedd. Hun forklarer at fristen for å sende inn nominasjonene gikk ut 1. oktober, og at fakultetet oppdaget dette for sent.

Hun får beskjed om at UiO har kontaktet universitetet i Aarhus for å høre om de kan gjøre et unntak for én student. Fra det danske universitetet var beskjeden klar og tydelig: Marit Venn skulle ikke på utveksling til Aarhus ved neste semester. Universitas har sett samtlige av e-postutvekslingene.

– Aarhus er et prestisjetungt universitet, og er derfor nøye med å følge reglene. Hvis de hadde sagt ja til meg, ville de blitt nødt til å si ja til andre kandidater som også søkte for sent, påpeker Venn.

Fakultetet foreslår at hun kan reise til Padova i Italia i stedet, men det var jo ikke dit hun hadde lyst til å dra.

Venn forteller at sjette semester er psykologstudentenes første og siste mulighet til å dra på utveksling, delvis på grunn av pandemien, og delvis på grunn av hvordan semesterplanen på profesjonsstudiet er lagt opp.

Les også: Bygger over 400 nye student­bo­liger på Sogn

Plaster på såret

Venn har laget en avtale med UiO ved SV-fakultetet, hvor hun får mulighet til å bytte om på sjette og syvende semester. Hun skal med andre ord hoppe over et kull, og ta syvende semester til våren, slik at hun får dratt på utveksling til høsten. Dette innebærer at hun mister et helt år med kullet sitt.

– Det ble en veldig kompleks løsning. Det kjipeste er at jeg ikke får gått de neste to semestrene med folkene jeg kjenner, forteller Venn.

Venn understreker at fakultetet ikke har for vane å la studenter bytte om på semestre, men at det lot seg gjøre i dette tilfellet.

– Det å bytte om på semestre er egentlig ikke noe man gjør. Nå har de vært snille med meg, men det synes jeg bare skulle mangle, sier Venn.

I mellomtiden bor hun sammen med kjæresten, og er takknemlig for at ting har ordnet seg til en viss grad.

– Du er nødt til å være heldig i situasjoner som dette, sier hun.

Artikkelen fortsetter etter bildet.

Gjelder flere

Ifølge Venn, var det flere studenter på profesjonsstudiet som fant ut at de ikke skulle på utveksling til våren likevel.

En student som skulle til Maastricht, fant det ut da det nederlandske universitetet virket forvirret over hvem han var, gjenforteller Venn.

– Flere mailet med universitetene i utlandet for å få en klarhet i praktiske ting, som timeplan og bosituasjon. Universitetene var sånn: «Hvem er du?». Det var da det begynte å gå opp for mange at nominasjonene ikke var sendt, forteller Venn.

UiO svarer

Assisterende fakultetsdirektør ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet Kari Pound Davies, svarer Universitas på e-post vedrørende saken.

«Vi er klar over at det her har oppstått feil i behandlingen av søknad om utveksling. Dette beklager vi. Våre rutiner vil gjennomgås for å unngå at en tilsvarende situasjon oppstår igjen. Som fakultet har vi ellers gjort vårt ytterste for å løse situasjonen for de berørte studentene etter at feilen ble oppdaget», skriver hun.

«Feilen som har oppstått skyldes menneskelig svikt».

På spørsmål om hva slags feil som har skjedd nøyaktig og om dette gjelder en sykemelding blant de ansatte, samt om hvor mange studenter som har blitt rammet av dette, svarer Davies at fakultetet ikke uttaler seg i enkeltsaker.

Når Universitas presiserer at det ikke er snakk om spørsmål vedrørende enkeltsaker, men heller en systemfeil i utvekslingskoordinering, svarer Davies at hun ikke kan svare på spørsmålene av hensyn til personvernet til de involverte i saken. Hun understreker også at fakultetet ikke uttaler seg om sykefraværet til ansatte.

Den assisterende fakultetsdirektøren besvarer ikke Universitas’ spørsmål om SV-fakultetet vil kompensere studenter som har blitt økonomisk rammet av feilen.

Til neste gang

Venn håper UiO sørger for at oppgaven med å sende inn utvekslingsnominasjonene gjøres skikkelig neste semester. Ifølge Venn, var personen som hadde ansvaret for dette sykemeldt over en lenger periode, uten at noen steppet inn og vikarierte i stillingen.

– Denne personen hadde en del frister å overholde, så vidt jeg forstår det, sier Venn.

Hun understreker at ansvaret ligger hos UiO, og tror at tabben kunne vært avverget, dersom universitetet hadde overvåket prosessene nøyere. Samtidig anbefaler hun de som skal på utveksling senere om å ringe, sende e-poster, og være så «plagsomme» som de føler de er nødt til å være.

– Det har vært for dårlig informasjon om opplegget fra starten av. Dersom UiO ønsker at flere skal dra til utlandet for å studere, burde de reklamere bedre for det, mener Venn.

Hun viser til regjeringens langsiktige mål om at 50 prosent av studenter skal ha et opphold i utlandet, i løpet av studietiden.

– Det å dra på utveksling, kan for mange virke utrolig skummelt. Jeg kan ikke se for meg at de som har vurdert det, har fått noe mer tillit til UiO som institusjon etter dette. Det har i alle fall ikke jeg, avslutter hun.

Les også: BI avlyste alle skole­ek­sa­mener – Oslomet og UiO gjen­nom­fører