Plikt: Kristian Brandt, senioradvokat hos Hjort, forteller at alle saksdokumenter etter offentlighetsloven skal journalføres.
Plikt: Kristian Brandt, senioradvokat hos Hjort, forteller at alle saksdokumenter etter offentlighetsloven skal journalføres.

Ekspertadvokater om varselet ved Tannlegehøyskolen:

–⁠ Kritikk­verdig å ikke jour­nal­føre

Kristine Foss, jurist hos Presseforbundet, mener det er opplagt at brevet går utover den interne kommunikasjonen mellom studenter og ansatte.

Våren 2018 ble et brev sendt fra en gruppe tannlegestudenter til en av de ansatte ved Det odontologiske fakultet, også kjent som Tannlegehøyskolen. Brevet fant verken vei til ledelsen eller ble journalført.

Instituttleder for klinisk odontologi, Jan Eirik Ellingsen, fortalte til Universitas at de ikke hadde mottatt noe brev fra studentene våren 2018:

–⁠ En av lektorene våre har god kommunikasjon med studentene og han ba en av studentene samle inn klinikkepisoder de synes var ubehagelige, etter at han hadde hørt studentene snakke om dette. Dette arket ble dermed gitt til ham, ble tatt hånd om og forsøkt ryddet opp i.

Han vektla at dette har vært en del av den daglige tette kommunikasjonen med studentene – og ikke et varsel.

Bakgrunn: Varsling på Tann­lege­høy­skolen: Rasisme, baksnak­king, tryne­faktor og psykisk press

–⁠ Plikt til å journalføre

Kristian Brandt, senioradvokat i advokatfirmaet Hjort, forteller til Universitas at alt som er saksdokumenter etter offentlighetsloven skal journalføres.

–⁠ Et dokument om studentmiljøet sendt fra studentene til en ansatt er et saksdokument etter offentlighetsloven. Da har organet plikt til å journalføre, uavhengig av om dokumentet har blitt overlevert fysisk, sendt på e-post eller sendt på andre måter.

Når vi får informasjon om forhold av negativ art, etterstreber vi å løse alle situasjoner så umiddelbart som overhodet mulig

Leif Jensen, assisterende fakultetsdirektør ved det odontologiske fakultet

–⁠ Hva tenker du om at brevet ikke ble sett på som et varsel, men som en del av en daglig kommunikasjon mellom ansatte og studenter? Har de rett i å hevde det?

–⁠ Jeg har ikke lest brevet, og kan ikke uttale meg om innholdet. Generelt har organet plikt til å journalføre all inn- og utgående korrespondanse som er saksdokument etter offentlighetsloven. Her ser det ut til å gjelde en henvendelse fra studenter til en ansatt om studentmiljøet. Så jeg ser ikke hvorfor de ikke skulle ha journalført det.

Les også: Reagerer sterkt på varslene ved Tann­lege­høy­skolen

–⁠ Kritikkverdig

Kristine Foss, juridisk rådgiver hos Presseforbundet, mener det ikke er noen tvil om at brevet burde ha blitt journalført og arkivert.

–⁠ Det er kritikkverdig at fakultetet ikke har fulgt saksbehandlingskravene. Dette er et viktig brev og det varsles om alvorlige hendelser. For meg høres dette ut som en varsling, sier hun og legger til:

–⁠ Det er opplagt at dette er en sak som går utover den interne kommunikasjonen mellom studenter og ansatte. En ting er dialog om praktiske ting, som hva man skal lese og faglige spørsmål, men dette brevet gjelder studentenes arbeidsmiljø på universitetet og det er veldig viktig.

Kritiserer fakultetet: -- Jeg tenker at universitetet burde være opptatt av å følge demokratiske spilleregler, sier juridisk rådgiver hos Presseforbundet, Kristine Foss.
Kritiserer fakultetet: – Jeg tenker at universitetet burde være opptatt av å følge demokratiske spilleregler, sier juridisk rådgiver hos Presseforbundet, Kristine Foss.

–⁠ Konsekvensene av dette er at saken blir mindre synlig for samfunnet. I tillegg blir saken mindre synlig for fakultetet selv, siden de hevder at de ikke har mottatt brevet. Det fører jo til feilinformasjon og det er kjempealvorlig og kritikkverdig. Jeg tenker at universitetet burde være opptatt av å følge demokratiske spilleregler som å journalføre og arkivere dokumenter, slik at man kan drive en uavhengig kontroll over slike saker.

Professor advarer mot maktmisbruk i akademia: En kollega fikk så knallhard tilbakemelding at hun ville bli hundefrisør

–⁠ Mer enn løpende dialog

Det odontologiske fakultet har blitt presentert for juristenes vurdering av saken. Leif Jensen, assisterende fakultetsdirektør, forteller at fakultetet er opptatt av å følge lovverket de har, for å sikre åpenhet og ettergåelse i det offentlige.

–⁠ Måten den kliniske delen av undervisningen hos oss foregår på, er at de ansatte i klinikken løpende får tilbakemeldinger fra studentene om både positive og negative forhold knyttet til undervisningssituasjonen, akkurat som studentene løpende får tilbakemeldinger fra undervisningspersonalet. En slik dialogbasert undervisningsform, genererer en del notater. Når vi får informasjon om forhold av negativ art, etterstreber vi å løse alle situasjoner så umiddelbart som overhodet mulig og på lavest mulig nivå, sier Jensen.

Han legger til at noen ganger løftes forhold som tas opp i klinikken til et høyere nivå.

–⁠ Etter denne saken kom opp, har vi allerede diskutert at vi må gå gjennom rutinene for hvordan vi håndterer slik informasjon opp mot våre plikter overfor lovverket. Selv om vi tror løsningen ofte ligger å løse ting på det laveste nivået, ser vi at noen av tilbakemeldingene studentene kommer med kanskje bør anses som noe mer enn en løpende dialog, og dermed gjenstand for krav til offentlig saksgang, sier han.

Fakultetet er i gang med å revidere rutinene for når evaluering av den kliniske hverdagen skal journalføres i postjournal og når den skal registreres som varsling, i følge Jensen.

«Maren» (24) varslet om trakassering: Ble bedt om å bytte klasse

–⁠ Må bedre rutinene

Jan Eirik Ellingsen, Instituttleder ved Institutt for klinisk odontologi, forteller at det viktigste for fakultetet er å ivareta studentene og de har tillit til at det er trygt for dem å varsle om kritikkverdige forhold.

–⁠ Tilbakemeldinger fra tidligere i år ble tatt hånd om, men vi ser nå at det er behov for ytterligere tiltak for å bedre rutinene. Dette er en prosess som allerede er satt i gang. Vi har blant annet gjort endringer i eksamenskommisjoner basert på tilbakemeldingene fra studentene, og hatt samtaler med de ansatte, både i plenum og med enkelte. Vi har hatt flere dialogmøter med studentrepresentanter og allmøte med alle studentene i klinikk, for å få innspill og diskutere hva de ønsker seg og hva vi kan gjøre, sier han.

I tillegg til å ha gjeninnført en forelesning som skal forberede studentene til klinikkundervisningen, har de lagt om programmet for heldagsseminaret til undervisningspersonalet i klinikk til å i helhet dreie seg om hvordan skape et trygt og godt undervisningsmiljø.

–⁠ Vi skal i møte med de tillitsvalgte studentene når de er ferdige med eksamen i desember for å diskutere den videre prosessen om disse tiltakene og flere vi har på blokka, for eksempel innføring av anonyme questback-evalueringer og finne ut hvordan vi kan gjøre varslingskanalene trygge å melde fra gjennom, sier han.