Roter med reiseregningene

Gjennomgangen som Enhet for Intern revisjon (IR) har foretatt, avdekker store mangler og avvik ved flere av fakultene ved Universitetet i Oslo (UiO):

• Universitetets sentrale informasjonstjeneste (USIT) tok taxi fra Stockholm til Arlanda og tilbake (totalt 86 kilometer) når offentlig transport var tilgjengelig, uten å oppgi noen grunn.
• Ved Naturhistorisk museum reiste fire ansatte til en konferanse en dag før konferansen startet, og ble igjen en dag etter at konferansen var ferdig, uten å dokumentere hvorfor. Ifølge Universitas' egne beregninger kan dette ha kostet opp mot 20.000 kroner ekstra i overnatting og mat for Universitetet.
• Ved de aller fleste fakulteter har IR avdekket manglende underskrift fra overordnet på regninger, ikke klarlagte formål med reiser og manglende opplysninger om reisens begynnelse og slutt.

Beklager

Enhetene som får mest kritikk i rapporten til Intern revisjon er Naturhistorisk museum, Juridisk fakultet, Medisinsk fakultet, Utdanningsvitenskapelig fakultet og USIT. Ved disse enhetene har det blitt påpekt til dels store feil i føringen av reiseregningene.

Ved Medisinsk fakultet legger Dekan Stein Evensen seg helt flat:

– Våre medarbeidere har ikke gjort jobben sin, og det er beklagelig at folk ikke holder orden på reiseregningene sine. Vi må selvfølgelig rette opp dette så fort som mulig, sier Evensen.

Underdirektør Thore Desserud ved Naturhistorisk museum sier at han har underskrevet direktørens reiseregninger i god tro siden han begynte i jobben.

– Men vi har selvfølgelig allerede endret praksisen på dette punktet, sier Desserud.

– Alvorlig

Studierektor ved BI, Dag Jørgen Hveem, er jurist og økonom. Han mener at slurv med reiseregninger er temmelig alvorlig.

– Dette bør ryddes opp i. Problemet med at en underordnet skriver under på reiseregningene til sin overordnede er at han nok ikke vil begynne å stille spørsmål eller etterprøve sin overordnede, så en slik underskrift er så og si verdiløs, sier Hveem.

– Det er nok ikke så vanskelig å jukse til seg noen ekstra kroner på reiseregningene, men hvis dette skjer, er det et større problem enn noen kroner og øre.

Universitetet i Oslo bruker årlig rundt 158 millioner kroner på reiseutgifter. Sveinung Svanberg, avdelingsdirektør i Intern revisjon, kritiserer føringen av ansattes reiseregninger:

– Vi har avdekket kritikkverdige forhold ved flere enheter hvor en del av reisene burde ha vært bedre dokumentert, sier Svanberg til Universitas.

Startet ved HF

Etter det Universitas erfarer, kom IR på sporet etter at to-tre ansatte i administrasjonen ved Humanistisk fakultet hadde brukt feil satser når de skrev ut reiseregninger. Det var HF selv som varslet dette, og etter at IR hadde oppdaget en rekke klare feil og mangler ved HF, bestemte de seg for å sjekke ved flere enheter.

Hveem mener UiO nå bør gå offensivt ut for å endre rutinene.

– Det er vanskelig å etterprøve alt i en reiseregning, så dette bygger på tillit. Jeg vil tro man kan komme et godt stykke ved å ta noen runder på etikken blant de ansatte, samt å ta en grundig gjennomgang av regelverket både for de som skriver reiseregningene og for de som skal kontrollere dem, sier Hveem.

– Innviklet

Prorektor Haakon Breien Benestad sier til Universitas at han ikke har lest rapporten selv, og at han derfor ikke kan uttale seg på grunnlag av denne. Likevel mener han det ikke er bra dersom det stemmer at såpass store feil er avdekket.

– Jeg husker selv fra mine menige dager at jeg syntes det var innviklet å føre reiseregninger, og jeg tror at mange fremdeles føler det som et træl, sier Benestad.

Intern revisjon har satt frist til 5. mai om å svare på revisjonens bemerkninger. Kontrollen vil bli fulgt opp mot slutten av året.