Forening i finansieringstrøbbel

– At utskiftninger i studentforeninger kan skape kompetansekrøll, er noe de fleste studentbarer kan oppleve, sier Dag Sommer, nåværende Kjellermogul i studentbaren på institutt for for informatikk (Ifi) på UiO, Escape.

Puben fikk merke konsekvensene av å overta et uoversiktlig regnskapssystem da de i 2020 startet arbeidet med å grave seg ut av et finansielt etterslep med røtter helt tilbake til 2017.

Siden våren 2022 har puben vært i dialog med regnskapsfører og Skatteetaten for å få alle detaljer på bordet, før de kan starte en eventuell nedbetalingsplan.

– Vi vet jo ikke nødvendigvis alle tall heller, men jobber tett med regnskapsfører og Skatteetaten for å estimere og finne ut hvordan et gammelt regnskap kan nøstes opp, sier Sommer når Universitas møter ham på kjellerpuben.

Han understreker at kjellerpuben på Ifi har vært åpne med skatteetaten hele veien, og ønsker å være ærlige med hva de driver med for å få alle detaljene på bordet.

Kjellermogulen vil ikke svare konkret på hvor mye baren per dags dato skylder i utestående betalinger, men påpeker at de fokuserer på åpenhet i dialogen med Skatteetaten.

– Vi har nå en økonomigruppe som står på og gjør mye bra arbeid for å rydde opp. Både for å få alle kortene på bordet og riktig regnskapsføring fremover.

Måtte ta grep

Da samfunnet åpnet opp igjen etter en lang periode med koronastengte dører, ble det tydelig for barledelsen at grep måtte tas. De hadde lenge vært avhengige av enkeltpersoners kompetanse i driften, og vært for dårlige til å overføre kunnskap til arvtakere i kjellerpuben.

Puben har nå kommet seg ut av denne sårbare situasjonen.

– Systemet vårt skal være holdbart i det lange løp, og med mulighet for å overlappe roller uten å være avhengig av ildsjelene som er villige til å bli igjen og drive med regnskap her. Selv etter at de har fått kone og barn.

Dårlig kassesystem

Sommer peker på at mye av problemet stammer fra praksisen de hadde med sitt forrige kassasystem. Det bar preg av for mange manuelle rutiner som lett skapte kluss i regnskapsføringen.

Med et nytt system på plass ser han fremover mot en enklere administrering av baren.

– Vi ønsker å være en forening som kan stå på egne ben. Uten å være avhengig av studenter som ikke studerer her lengre. Vi vil være holdbare i det lange løp, legger Kjellermogulen til.

I tillegg til å være lettere å drifte, vil det nye kassasystemet spare puben for flere utgifter.

– Regnskapet er mer oversiktlig og systemet er billigere i drift. Cyb (Cybernetisk Selskab) nå om dagen er en ren solskinnshistorie. Vi har bygget opp utrolig mye bra innad i foreningen nå.

Vil ikke merkes blant kundene

Ifølge lederen i Cybernetisk Selskab, foreningen som driver Escape, Peter Petersen-Øverleir er det økonomiske etterslepet per dags dato enda ikke ferdig kartlagt.

Men han ønsker likevel å berolige alle øltørste kunder hos Escape. I en e-post til Universitas skriver Petersen-Øverleir at situasjonen verken har eller vil utløse noe prisstigning blant barens mest populære produkter.

«Den økonomiske situasjonen er god nok til at vi ikke har økt prisene på de mest solgte varene våre på flere år», forsikrer Petersen-Øverleir.