UiO forvekslet India med Indonesia – sendte 1,2 millioner på avveie
Det indiske forlaget Allied Publishers fikk i august i fjor utbetalt 1,2 millioner kroner fra Universitetet i Oslo. Pengene skulle egentlig til Indonesia, men Allied Publishers har ennå ikke tilbakebetalt beløpet.
Dokumenter som Universitas har fått tilgang til, avslører den totale forvirringen som oppstår i administrasjonen til Universitetet i Oslo (UiO) etter at tre pengeoverføringer gikk til feil mottaker. Beløpene summerer seg til 1,2 millioner kroner.
Det er en rådgiver ved Universitetet i Oslos regnskapsseksjon som oppdager million-skandalen i september i fjor. Når han varsler ledelsen i en e-post, skriver han følgende:
«Det er overført et svært stort beløp til Allied Publishers uten at jeg vet hvem dette er eller om vi kan ha et realistisk håp om å få pengene tilbake».
Han legger til: «Dette er svært alvorlig og det er ikke noe jeg kan eller vil stå ansvarlig for».
Pengene skulle egentlig overføres til et universitet i Indonesia, men havner i stedet hos et forlag i India.
Teknisk og menneskelig svikt
Forlaget Allied Publishers fikk pengene fordi selskapet står oppført i UiOs leverandørliste. Ifølge Marianne Mancini, avdelingsdirektør i Økonomiseksjonen, skulle Allied Publishers vært fjernet fra leverandørlisten ettersom det er lenge siden selskapet ble brukt som leverandør til UiO. Ifølge Mancini ligger forklaringen på betalingsbommerten i at systemet som automatisk leser av fakturaer, koblet utbetalingen til feil leverandør. Personen som skulle kontrollere utbetalingen, oppdaget ikke feilen.
Påstår lovbrudd
Da UiO først tok kontakt med forlaget for å kreve pengene tilbake, lovet Allied Publishers at alt ville ordne seg, men så fikk forlaget plutselig en annen idé, ifølge Mancini.
Forlaget sa at de regnet beløpet som en forhåndsbetaling og at de nå var klar til å ta i mot ordre fra UiO
Marianne Mancini, avdelingsdirektør i Økonomiseksjonen ved UiO @undersaktit:Lover snarlig tilbakebetaling Det indiske selskapet Allied Publishers mener at de ikke har gjort noe ulovlig. Økonomidirektør på Allied Publishers kontor i New Dehli, Pankaj Pahwa, sier til Universitas at de ikke fikk vite om feilen før i oktober. – Vi antok at Universitetet i Oslo hadde overført pengene til oss som en bestilling, og at vi ville høre fra dem. Vi svarte at overføringen ikke var feil, fordi alle firmaets detaljer var påført betalingen. Vi ventet på å utføre ordrebestillingen fra Universitetet når den kom, sier Pahwa. Etter at Universitetet purret på nytt i desember, koblet Allied Publishers inn den norske ambassaden, ifølge Pahwa. – Vi tok selv kontakt med den norske ambassaden for å høre om dette faktisk var en feil. Vi har nå fått et brev fra Harald Nævdal ved ambassaden, der han skriver at overføringen skyldes en teknisk feil ved betalingssystemet til universitetet. Vi kommer nå til å ta kontakt med universitetet og har planer om å betale tilbake i løpet av kort tid, avslutter Pahwa.
– Vi kontaktet dem på telefon, og de var positive til å betale tilbake beløpet. Så skjedde det noe. De sa at de regnet beløpet som en forhåndsbetaling og at forlaget nå var klar til å ta i mot ordre fra UiO, sier Mancini.
Regnskapsdirektøren sier det aldri var aktuelt å legge inn noen ordre, og at Allied Publishers opptrer ulovlig når de holder tilbake midler som de urettmessig har fått.
UD til unnsetning?
Forlaget ble plutselig utilgjengelig på telefon, og UiO fortsatte korrespondansen på e-post. Etter flere runder frem og tilbake i høst har ikke UiO sett snurten av pengene.
UiO har også truet med å koble inn advokat dersom forlaget ikke betaler tilbake pengene innen 18. januar i år. Den norske ambassaden i India skal også være koblet inn i saken, ifølge regnskapsdirektøren.
– Er det realistisk å forvente pengene tilbake?
– Vår vurdering er at vi får pengene tilbake. Vi skal jobbe hardt for å få det til, sier Mancini.
Refs fra Riksrevisjonen
I fjor avdekket Riksrevisjonen store svakheter ved UiOs elektroniske fakturasystem. Gjennomgangen til Riksrevisjonen viste at flere gale utbetalinger fra UiO fører til at kostnadene i regnskapet ikke er reelle.
– Har dere planer om å forbedre fakturasystemet?
– Vi har gjennomført store forbedringer av kvalitetssikringen av fakturaer. Både systemforbedringer og forbedring av rutiner, svarer Mancini.
Hun viser til at de forbedrede rutinene førte til at utbetalingsfeilen i august ble oppdaget bare etter noen få dager.
